Es un any estrany, i tot i així, potser et planteges que la teva empresa faci vacances ben aviat. Es per això que caldrà revisar que els teus sistemes informàtics estiguin al cent per cent, i a punt per qualsevol incidència.

Serà recomanable doncs, comprovar que tot funciona i que no tindrem cap sorpresa, a la tornada de vacances.

Aquí tens una llista de recomanacions a seguir:

• Calendaris i horaris
• Revisar les connexions remotes
• Actualitzacions d’equips i sistemes
• Canvi de credencials
• Còpies de seguretat
• Analitza l’ús del correu electrònic i altres sistemes crítics
• Neteja i ordenació de sistema d’arxius
• Revisa el funcionament dels SAI

Calendaris i horaris

Recorda preguntar als teus proveïdors d’informàtica, quins dies fan vacances i quins horaris faran si treballen.

Recopila tota aquesta informació i juntament amb el telèfons, persones de contacte, email i whatsapp, posa-ho a disposició de tothom de la teva empresa que ho pugui menester en cas d’urgència durant els mesos de vacances.

Revisar les connexions remotes (teletreball)

Durant la pandèmia, has donat accés remot al teu sistema informàtic, i ara es l’hora de revisar si aquests accessos son necessaris o ja no. No només accessos als teus programes de gestió sinó també a discs durs compartits o carpetes compartides virtuals (dropbox?).

Recorda tota aquella gent que ha deixat de treballar amb tu aquest any, i comprova si s’han esborrat els seus permisos d’accés.

Si treballes al núvol, mira de confirmar els privilegis d’accés dels teus companys de feina, i assignar-los en funció del que realment necessitin.

Actualitzacions d’equips i sistemes

Tot sovint les petites empreses deixem d’actualitzar el sistema operatiu, i els programes de gestió, per moments de gran càrrega de treball.

Ara es un bon moment per actualitzar totes les aplicacions, i veure si tots els equips de que disposem no estan obsolets. Si disposes d’algun Windows 7 o Windows server 2008 R2, es l’hora de planificar el canvi, ja que aquests sistemes ja no disposen de suport per part del fabricant.

Es millor fer-ho ara i assegurar una tornada a la feina després de vacances amb tota la maquinaria en ple rendiment.

Canvi de credencials

També es un bon moment per canviar totes les contrasenyes d’accés. Les petites empreses, haurien de tenir una política clara de credencials, i obligar a canviar les paraules clau, cada 2 mesos com a molt.

No es recomanable, com hem observat a molts llocs, que l’estructura de la contrasenya sigui la mateixa a tota l’empresa (Empresa?2020Joan, Empresa?2020Anna, etc…), ja que existeixen a Internet programes gratuïts, capaços de trobar aquestes estructures.

Disposar de polítiques de credencials clares pels treballadors, pot augmentar la seguretat dels nostres sistemes notablement.

Còpies de seguretat

Abans d’anar de vacances fes una còpia de seguretat completa . No hi ha excusa. No et pots permetre tornar de vacances i que res no funcioni per que has perdut les dades.

No es tracta només de copiar “tot”, sinó de copiar les dades importants, aquells dades que són crítiques per al funcionament del teu negoci i plantejar un esquema en què sempre tinguem una còpia disponible i fora de perill.

Per a les empreses més petites és un bon moment de preguntar-se si la còpia que tenen en marxa funciona o no, ja que moltes pot ser que mai hagin arribat a utilitzar-la. A més, així comproven que totes les dades importants s’estan copiant.

Val la pena dedicar-li una estona a decidir que cal copiar i que no.

I recorda! Sempre has de tenir una copia fora de les instal·lacions de la teva empresa o despatx.

Una recomanació: fes còpies al núvol.

Analitza l’ús del correu electrònic i altres sistemes crítics

Normalment ens preocupem de quin us es fa dins la nostra empresa, del programa de facturació, del CRM, o del ERP, però també ens hem de preocupar de l’ús que fem d’altres eines necessàries.

Si parlem del correu electrònic, ens hem d’assegurar de fer copies de seguretat i de tenir un sistema de recuperació de tota la seva operativa en cas de desastre (emails, contactes, agenda, etc…)

Si volem sincronitzar el correu en diversos dispositius com ara el PC i el mòbil, serà necessària una reconfiguració i centralització de la informació. Això afectarà a la forma de garantir la recuperació de dades.

En el cas dels certificats digitals, ja siguin personals, de representació, de diferents empreses, cal fer copia de seguretat amb la seva clau privada, i agendar i controlar la seva renovació, ja que si se’ns passa la data, es tot un calvari tornar-ne a disposar.

Neteja i ordenació de sistema d’arxius

Cada dia que passa i treballem, acumulem una pila d’arxius nous. Tant arxius propis, com comuns per tota l’empresa.

Es una bona època per aprofitar per esborrar tot allò que no fa falta, ordenar per carpetes, i redefinir els permisos d’accés per cada usuari de l’empresa.

Un cop definit el sistema d’arxiu, pensem de programar una copia de seguretat d’aquestes dades també.

Revisa el funcionament dels SAI

Es una bona idea programar un dia per fer una prova d’esforç del teu Sistema d’Alimentació Ininterrompuda SAI.

Has de treure l’alimentació, i veure si el SAI segueix subministrant la corrent necessària per que els teus sistemes crítics segueixin funcionant.

Recorda connectar al SAI tota la electrònica de xarxa i els teus servidors. I no oblidis dimensionar la potencia del teu SAI en funció de la càrrega que ha d’aguantar.

Així doncs, aprofita el pre-estiu per tenir controlat el teu sistema informàtic i garantir una tornada a la feina sense sorpreses. Si necessites ajuda contacta amb nosaltres i anirem per feina. Salut.